MS Word vs. Google Docs

Un procesador de textos es «una aplicación informática que permite crear y editar documentos de texto en una computadora». Durante los últimos años, hemos visto a dos grandes procesadores de texto en guerra para demostrar cuál de ellos es mejor. Conozcamos a los contrincantes: tenemos a Microsoft Word que se enfrenta a Google Docs. Como (futuros) traductores, utilizamos los procesadores de texto casi a diario. Entonces, es importante conocerlos para aprovechar las ventajas que cada uno ofrece. En esta entrada, vamos a analizar las diferentes características de cada una de estas herramientas para poder establecer cuál será más útil y en qué condiciones.

Analizaremos a los programas en términos de accesibilidad, precios, funcionalidad, trabajo colaborativo y conexión.

• ACCESIBILIDAD

A la hora de elegir el mejor procesador de textos, hay que tener en cuenta la accesibilidad que tendremos a ellos. MS Word forma parte del paquete Office 365 de Microsoft, que también incluye programas como PowerPoint, Excel, entre otros. No se puede comprar Word como un solo programa, ya que se accede al paquete completo de Office. En la actualidad, Word cuenta con una versión en línea que se llama Word App (que tiene solo algunas de las funciones principales). Para acceder a la aplicación en línea de Word, se necesita una cuenta Microsoft. Por otro lado, Google Docs es un procesador de textos online. También forma parte de un paquete con otras aplicaciones, en este caso, pertenecientes a Google, como Google Sheets, Slides, entre otros. Para acceder, solo se necesita una cuenta de Google. Se puede acceder desde cualquier parte del mundo, con conexión a Internet, y desde cualquier tipo de dispositivo.

¿Cuál sobresale? En este caso, es mejor Google Docs porque se puede acceder a él (con todas sus funciones) desde cualquier dispositivo con una cuenta de Google y conexión a Internet. Mientras que para acceder a Word, necesitamos comprar, descargar e instalar el paquete completo de Office y si accedemos a la aplicación online, las funciones se reducen.

• PRECIOS

Hay usuarios a quien solo les interesa el precio de los programas y, según los valores, toman su decisión final. Entonces, se torna importante conocer cuál es el costo de acceder a estas herramientas. Por un lado, MS Word, como ya se adelantó antes, es un programa pago: viene dentro del paquete Office 365 de Microsoft. Cuenta con una versión gratuita que es Word App, pero no incluye todas las funciones del programa. Por otro lado, Google Docs va a ser mejor en este aspecto porque es totalmente gratuito. Solo con una cuenta de Google se puede acceder a todas sus funciones y sin tener que pagar absolutamente nada.

¿Cuál sobresale? En este caso, la decisión es fácil y obvia: Google Docs es gratis. Si los usuarios buscan acceder a la herramienta más barata, no hay nada que le pueda ganar a algo sin costo alguno. 

• FUNCIONALIDAD

Las funciones que cada uno de los programas ofrece son distintas. MS Word tiene una variedad muy amplia de funciones. Cuenta con muchas opciones disponibles en las distintas barras de herramientas. Además, Word cuenta con más de 100 plantillas diferentes que se pueden personalizar, entonces cada uno puede trabajar de acuerdo a sus preferencias. La característica más sobresaliente de Word es su corrector ortográfico. No hay ninguno que lo supere. Otra característica que solo podemos encontrar en MS Word es un gran aliado para los traductores: el calderón. Esta herramienta nos permite ver los caracteres invisibles, y, de esta manera, podemos encontrar espacios dobles o añadir el espacio fino. Por otro lado, Google Docs es mucho más básico. No ofrece tantas funciones como Word y tampoco muchas posibilidades de personalizar. Lo positivo de la cantidad de funciones que tiene Google Docs es que lo hace un programa más fácil de utilizar.

¿Cuál sobresale? En este caso, la decisión va a depender del tipo de usuario. Si uno prefiere acceder a las funciones más básicas de un procesador de textos, la elección será Google Docs. En lo personal, me parece que un programa más completo y con una función tan importante para los traductores como lo es el corrector ortográfico siempre es una mejor decisión, por lo que me parece que la opción más acertada sería utilizar MS Word, en términos de funcionalidad.

• TRABAJO COLABORATIVO

Google Docs tiene una ventaja sobresaliente y es que se puede trabajar en simultáneo. Podemos abrir el archivo y, mientras todos tengan conexión a Internet, compartirlo con otras personas para trabajar al mismo tiempo. Además, la herramienta de sugerencias nos permite hacer observaciones que se pueden aceptar o rechazar. La desventaja que encontramos con Google Docs es sí o sí necesitamos trabajar con Internet porque a pesar de que cuenta con un modo de trabajo fuera de línea, esta es una herramienta casi exclusivamente para usar con conexión.  Por otro lado, MS Word no tiene la opción de trabajar en simultáneo. La función que ofrece Word para poder trabajar con más de una persona en el mismo documento es el control de cambios. Sin embargo, dos personas no pueden trabajar al mismo tiempo y ver los cambios que la otra está realizando. En la actualidad, Word ha incluido una opción de trabajo colaborativo en linea.

¿Cuál sobresale? La decisión es muy sencilla: nada puede superar trabajar en simultáneo con otras personas en el mismo documento. Google Docs se convierte en el mejor amigo para trabajos prácticos o entregas que requieren que más de una persona edite un documento. Word queda muchos pasos atrás porque el control de cambios se puede editar una vez que el archivo se guarda y se envía.

• CONEXIÓN

MS Word es una aplicación de la computadora. No necesita Internet para funcionar ni para utilizar todas sus funciones. Por el contrario, Google Docs depende al 100% de Internet porque es una plataforma online. La parte positiva de Google Docs es que, siempre que estés conectado a Internet, los cambios se guardan automáticamente (una función que Word no tiene).

¿Cuál sobresale? En este caso, MS Word no necesita de Internet para funcionar y esto es de gran utilidad cuando estamos de viaje o sin conexión. Es una gran desventaja necesitar de Internet para funcionar porque muchas veces pueden ocurrir eventos que salen de nuestro control (por ejemplo, un corte de luz) y, si no tenemos hecha una copia de nuestros documentos, no podemos trabajar.

Para finalizar, vemos que cada programa tiene sus ventajas y desventajas. Serán útiles en distintas situaciones. Por ejemplo, si tenemos que realizar una entrega con un formato que queremos personalizar, será mucho mejor utilizar MS Word. En cambio, si lo que necesitamos es acceder a las funciones básicas de un procesador de textos que esté disponible siempre, utilizaremos Google Docs. En lo personal, yo elijo trabajar con ambos. Primero, creo mis documentos en Google Docs porque me parece más sencillo y puedo editarlo con las funciones básicas que necesito. Además, es muy útil para los traductores (sobretodo los traductores en formación) que tienen que editar textos y realizar entregas en grupo. Por último, utilizo MS Word para darle formato y retocar algún detalle que haya quedado pendiente. Como futuros traductores, es muy importante utilizar Word por su herramienta de corrector ortográfico, ya que no hay ninguno otro que lo supere.

Bibliografía:

• Carlos Jiménez Delgado (2018): «Google Docs vs Microsoft Word Online: ¿Cuál es mejor?». Disponible en https://planetared.com/2018/10/google-docs-vs-microsoft-word-online-cual-es-mejor/ (consultado el 1 de septiembre de 2019).
• Locura informática digital: «Google Docs vs. Microsoft Word Online: ¿Cuál es mejor?». Disponible en https://www.locurainformaticadigital.com/2018/03/04/google-docs-vs-microsoft-word-online-mejor/ (consultado el 1 de septiembre de 2019).
• Devan Ciccarelli: «Google Docs vs. Microsoft Word: Everything You Need to Know». Disponible en https://www.goskills.com/Microsoft-Office/Articles/Google-Docs-Microsoft-Word-comparison (consultado el 1 de septiembre de 2019).